学校からのプリントやお手紙の管理は子育てをしている家庭なら誰でも一度は頭を抱える問題ではないでしょうか。改善しては失敗してを我が家も繰り返しています。
今年度から管理方法を変えて少し快適になったので、我が家の管理方法を共有します。
本記事はAppleユーザーで、iPhone/iPad/Macを普段からバリバリ活用している方向けの内容となっています。
プリント管理をとりまく昨今の状況
IT業界ではDXを推進するのが当たり前の流れの中、教育機関では未だに紙管理が主流なのが実情です。しかし、昨今の情勢を踏まえ電子化に踏み切るところも多くなってきました。
「ようやく来たか！」と喜んだのもつかの間。
なんとも中途半端な電子化が実体です。
電子化されれば情報が一元管理されるものと夢を見ていました。
現実はメールで情報が届けられることもあれば、Webサイト内にPDFが掲載されることもある。
結局いろいろなところに電子情報が分散しているのです。
申し込みをするもの、緊急情報などは結局紙で届けられて…今までの紙管理よりむしろ混沌としています。
我が家のローカル状況
わたしの娘は幼保一体風の保育園に通っています。
保育園に登園し、保育園から幼稚園へ登園。
幼稚園から保育園に降園し、保育園までお迎えに行くスタイルです。
したがって、1人なのにプリントは保育園からのお手紙と、幼稚園からのお手紙があります。
「おしらせを電子化します」という連絡が今年度からあったのでぬか喜びをしてしまいましたが、なんと電子化は幼稚園のみ。
保育園は紙運用なのです。
幼稚園のおしらせは基本として電子化されつつ、保育園からの紙のおしらせも継続していたのです。
幼稚園内のスポーツクラブ(サッカー)に加入しているのですが、そのおしらせは幼稚園とはまた別の場所で公開されています。
4月はなんとなく過ごして気がつかなかったのですが、5月になってこの事実に気がつきました。
もうどこに何があるのかわからない！
ただでさえ「遠足のおしらせ」ひとつとっても幼稚園と保育園で違うことがかいってあって混乱しているのに…。
さらに習い事のスケジュール情報も別にあったりして、あちこち情報を探す時間が増えてしまいました。
我が家は子どもが1人ですが、兄弟がいたらさらに倍！もうお手上げです。
こどものプリントを整理する制約条件
こどものプリントを管理するために満たされるべき条件は複数あります。
- 今日の予定を朝、再確認できる
- 今月の予定、年間予定を必要なタイミングで確認できる
- 情報を家族間で共有できる
いらないものは即処分したいのですが、あとになって必要になったりもするんですよね。
家族間の共有はほんとうに必要か
紙管理をしていた頃、ファイリングをしたり、壁に貼ったりしながらできる限りいつでも夫が情報を確認できるように工夫していました。
しかし振り返ってみました。
夫がプリントを確認していたことなど…ない！
いや、そもそもプリントを読んですらいない。
共有の手間があるのに、共有による成果がないのです。
我が家ではプリント自体の共有は不要だったのです。
家庭内のGoogleカレンダーに必要な予定とちょっとしたメモを記載する程度で情報共有は十分だったのです。
「共有すべき情報」と「プリントの共有」はイコールではありません。
ここをまぜこぜにしてしまっていたことに気がつきました。
すべての家庭で同じではないと思いますが、お手紙自体の共有が意味をなしているかどうか、一度振り返ってみてはいかがでしょうか。
プリント共有が必須ではないと、もっと早く気がつけばよかった
プリントは電子化で一元管理
電子情報が混在している昨今では、電子化して一元管理をするのが多くの家庭にとって正解になると思います。
残念ながら一元管理をするのは家庭側の作業です。
一元管理をする方法をあげてみます。
- プリント管理のアプリを利用する
- GooglePhotos などの写真共有を利用する
- LINEグループの写真で管理する
- PDF化して管理する
プリント管理アプリは、便利そうに見えてわたしには意外とめんどくさかったです。
課金ありが多く、課金してまで利用する気持ちには届きませんでした。
GooglePhotos や LINEグループの写真管理も悪くはないのですが、1枚1枚探していくのがわりとめんどうです。
枚数が少なければこれでいいのですが、なにせ毎月のお手紙の量が多くて。
紙のようにペラペラペラ〜と探したい気持ちとマッチしませんでした。
子どもごと、年度ごとにPDFでまとめてしまえば、パラパラとめくっていくことができます。
マーカーで大事な部分を強調したり、メモを手書きで書き込むこともできます。
そうだ、いつもつかっているGoodNote 5で管理してもいいんじゃないかしら、と気がつきました。
GoodNotes 5 でプリント管理〜情報追加方法
GoodNotes 5でプリントを管理する運用がうまく回ってきたので、具体的な方法をまとめます。
ほかのPDF系のソフトでも似たような感じで管理できると思います。
【GoodNotes 5でプリント管理】紙のプリント
やっぱり基本は紙のプリントです。
取り込み手順は「撮影」→「共有」です。
これはスキャナアプリまたは標準のカメラアプリで写真にします。
いつも手元にあるiPhoneで撮影します。
写真を選択して、共有ボタンから「GoodNotesで開く」を選びます。
「場所を選択」の画面で「表示」オプションを変更できます。
「書類とフォルダ」を選ぶと既存の書類への追加ができるようになります。
【GoodNotes 5でプリント管理】PDF公開のプリント〜iPhone(Chrome)
メール添付やWebサイトでPDFが公開されていることもあると思います。
いろいろな方法でGoodNotes 5で連携できるのですが、できるだけステップ数が少ない方法を利用したいですよね。
iPhone(Chrome) でPDFを表示しているときにタップすると「次で開く」というメニューが出てきます。ここから「GoodNotesで開く」を選ぶことができます。
「次で開く」
【GoodNotes 5でプリント管理】PDF以外の媒体の情報〜iPhone/iPad
PDFですべての情報がもらえるわけではありません。
学校からのお知らせページのような場所に、テキストや画像で記載されている情報もあるかもしれません。
例えばメール。
GoodNotesで開くメニューがほしいのにない…そんなときに便利なのが印刷のプレビューを利用した方法です。
保存したい内容を表示している状態で「印刷」を選択します。
印刷できるものならなんでも保存が可能です。
印刷画面ではプレビューが表示さています。このプレビューを2本指で広げてピンチアウトします。
この状態がPDFになっているので、共有ボタンから「GoodNotesで開く」を選択します。
ピンチアウトするとPDFになる機能ってなかなかわかりにくい
【GoodNotes 5でプリント管理】Macの場合
Macで作業中におしらせを見てしまった、ということもあるかと思います。
GoodNotes 5をご利用の方であれば、Mac版も追加ライセンス無しでご利用できます。
iPad,iPhoneアプリの印象が強いGoodNotes 5ですがMacもあるのです。
Macでも前述した「印刷」の技を利用できます。
PDFをプレビューを選べば何でもPDFにできます。
サムネイルからGoodNotesにドラッグしてあげればノートにページを追加することができます。
GoodNotes 5 でプリント管理〜おすすめ設定
- 子どもごと、年度ごとに1つのノートくらいの粒度がちょうどよいと思います
- ノート内は「年間」「4月/5月/………/3月」と区切ると利用しやすいです
- 「よく使う項目」で年間予定表など何度もみる重要なページをブックマークすると便利です
- 書き込みはがんがんしましょう
プリントは対象者全員へ汎用的に作られているので、わたしにとっては冗長でわかりづらいものです。
ほんとうに必要な情報がこれってわかるように書き込むようにしています。
デジタル管理なのにアナログ風を実現できました
GoodNotes 5 でプリント管理〜情報共有
我が家は家庭内のプリント共有をあきらめましたが、GoodNotes 5でも共有は可能です。
共同制作機能があるので同じノートを共有し、管理することができます。
ただし、共有先のパートナーもGoodNotes 5を利用していことが前提となります。
GoodNotes 5 でプリント管理をするメリット
- あちこちにいろいろなフォーマットで散在しているプリントを一元管理できる
- 年間/毎月の情報を自由な順番にまとめることができる
- 「よく使う項目」で重要書類をブックマークすることができる
- 紙と同じ用に、手書きの書き込みができる
- 紙と同じ用にぱらぱらめくって書類をみることができる
- 自宅はもちろん、外出先でもすべてのおしらせを確認できる
- 紙は容赦なく速攻ゴミ箱に捨てることができるの
冷蔵庫や壁を占領するプリントはもう我が家にはない
GoodNotes 5 でプリント管理が向かない人
- Windows/Androidユーザー
- GoodNotes 5を普段利用していない人
- 共有が必須で共有する相手がGoodNotes 5を利用できない
まとめ
夫との共有を切り捨て、普段愛用しているGoodNotes 5にすべてのおしらせが集約されたことでわたしのストレスはだいぶ軽減されました。
GoodNote 5を普段から活用されている方限定になりますが、どこかの家庭が少しでもこれで平和になれば幸いです。
コメント